Office Manager H/F

 

Afin de renforcer son Pôle Administratif et Financier, BIOSUPPORT recrute un(e) Office Manager.

Basé sur Paris (3e arrondissement), ce poste mutualisé entre plusieurs entreprises au sein d’une équipe pluriculturelle requiert une bonne communication tant écrite qu’orale et une forte capacité d’adaptation et d’organisation.

Descriptif du poste

Vous assisterez le Responsable Administratif et Financier dans l’administration et le bon fonctionnement des services généraux.

Un grand sens de l’organisation et de la confidentialité ainsi qu’une appétence pour l’environnement scientifique sont attendus dans cet environnement exigeant et passionnant, dans lequel vous pourrez pleinement évoluer et vous épanouir.

Vos missions :

L’Office Manager est responsable du bon fonctionnement des différentes structures, de sa coordination et de sa supervision en gérant entre autres la gestion administrative liée aux moyens généraux, l’organisation et la coordination de réunions, la gestion du courrier, etc.

Vos responsabilités seront les suivantes : 

    • Proposer et mettre en oeuvre la gestion des locaux (outils informatique, intégration du personnel, etc.)
    • Gestion des prestataires de services (prestataire informatique, téléphone, fournitures, travaux, etc.)
    • Gestion des commandes : suivi des bons de commande sur YOOZ de la création jusqu’à la réception des livraisons, paiement par carte bancaire virtuelle (Spendesk)
    • Organisation, coordination et rédaction de compte-rendu de réunions avec les responsables des différentes sociétés pour la prise de décisions communes concernant la gestion des locaux ou la vie de l’incubateur.
    • Gérer l’accueil des collaborateurs
    • Coordination avec le prestataire informatique pour la gestion du matériel informatique et les accès aux outils informatiques
    • Suivi de l’onboarding en collaboration avec l’équipe RH (utilisation de Lucca) : préparation du matériel, accueil des salariés,…
    • Assurer la gestion des courriers et colis (envoi et réception) et l’archivage
    • Assistanat juridique : suivi des signatures papier et numériques de documents juridiques
    • Happiness management : rédaction et mise en page d’une newsletter, organisation de moments de convivialité pour les collaborateurs (et autres initiatives bienvenues !)
    • Le remplacement possible des Office Manager des sociétés « soeurs », pendant les périodes de vacances.

      Cette liste est non exhaustive.

Compétences :

La maîtrise d’un anglais opérationnel, une appétence pour les outils informatiques, ainsi qu’une forte aisance relationnelle sont indispensables.

Conditions :

    • Lieu : Île-de-France
    • Type d’eploi : temps plein (35 heures)
    • Rémunération : selon profil et expérience
    • Poste en CDI, dès que possible
    • salaire : 35 à 40 K€ par an.

Vous souhaitez candidater ?

Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) à l’adresse recrutement@biosupport.fr .