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Office Manager (H/F)
Description du poste
BIO SUPPORT, l’unique groupement d’employeurs du domaine des biotechnologies et de la santé, recherche un/une Office Manager pour renforcer son pôle Administratif & Financier.
Au sein d’une équipe pluridisciplinaire regroupant les fonctions supports de plusieurs startups Biotechs et Medtechs adhérentes de BIO SUPPORT (contrôle de gestion, ressources humaines, juridique, financement), l’Office Manager apporte une assistance administrative, gère les services généraux et a en charge l’organisation de réunions ainsi que la gestion du courrier et des différents prestataires. Il/elle apporte également quotidiennement son aide opérationnelle aux équipes d’ingénieurs en charge de la Recherche & Développement. Il/elle intervient aussi sur des projets ad-hoc.
Les missions de ce poste s’effectuent à temps partagé entre différentes sociétés basées à Paris (13ème arrondissement) au sein d’un incubateur de start-ups.
Les missions de ce poste s’effectuent à temps partagé entre différentes sociétés basées à Paris (13ème arrondissement) au sein d’un incubateur de start-ups.
Les missions
- Assurer la gestion des locaux ;
- Gérer les prestataires de services (ménage, téléphone, fournitures, travaux, etc.) ;
- Assurer la gestion des courriers / colis et l’archivage ;
- Assurer l’accueil physique des visiteurs ;
- Organiser et coordonner les réunions (gestion des locaux, planning des salles de réunions, etc.) ;
- Être un appui administratif à l’équipe finance et RH (classements de documents, suivi des droits et matériels informatiques, traitements de données et documents comptables, RH, juridique, banque,…) ;
- Gérer l’accueil des collaborateurs en collaboration avec le service RH grâce à l’utilisation d’outils administratifs et RH ;
- Communication interne ;
- Evénementiel : organiser des événements pour animer la vie de bureau ;
- Gérer les signatures de documents papier et électronique.
Profil recherché :
Vous êtes débrouillard et vous avez envie de rejoindre un environnement startup dynamique et évolutif. Vous possédez de la rigueur, un grand sens de l’organisation et de la diplomatie ainsi que de l’autonomie pour mener à bien vos missions. Vous êtes doté(e) d’une bonne expression orale et écrite et vous avez un bon relationnel. Vous justifiez d’au moins 5 années d’expérience sur un poste similaire. Des compétences en comptabilité, gestion et/ou communication sont un plus. Vous aurez l’occasion d’étoffer votre fiche de poste si vous démontrez votre professionnalisme et votre motivation.
Niveau d’anglais : technique (B1), certains interlocuteurs internes ou externes sont anglophones, les échanges se font majoritairement par mail.
Niveau d’anglais : technique (B1), certains interlocuteurs internes ou externes sont anglophones, les échanges se font majoritairement par mail.
Processus de recrutement :
1️⃣ Entretien de pré-sélection avec le service RH : 30 minutes / visio
2️⃣ Entretien avec les responsables chez le/les adhérents et le Directeur Général : 1 heure / présentiel
3️⃣ Entretien final avec le Président et le Responsable Administratif et Financier de l’association : 30 minutes / visio ou présentiel
2️⃣ Entretien avec les responsables chez le/les adhérents et le Directeur Général : 1 heure / présentiel
3️⃣ Entretien final avec le Président et le Responsable Administratif et Financier de l’association : 30 minutes / visio ou présentiel
Avantages :
- Titre restaurant 10€/jour, prise en charge employeur 60%
- Intéressement
- Téléphone professionnel
- Mutuelle prise en charge à 60%
- 10 jours de repos supplémentaires / an
Informations complémentaires :
Date de démarrage envisagée : dès que possible
Type d’emploi : CDI
Statut : Cadre
Rémunération : A partir de 36k€ par an
Type d’emploi : CDI
Statut : Cadre
Rémunération : A partir de 36k€ par an